1.            Pendahuluan Oriflame bertanggung jawab untuk mengumpulkan laporan tentang efek samping yang serius dari produk kosmetik dan mengkomunikasikan informasi ini kepada pihak yang relevan. Memberikan laporan tentang efek samping yang serius dan berbagi informasi ini membuat kosmetik lebih aman dan merupakan aspek penting dalam perlindungan kesehatan masyarakat. Pemberitahuan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan dan menggunakan informasi pribadi Anda ketika Anda mengajukan Klaim Reaksi Merugikan. Kami berkomitmen untuk melindungi privasi Anda dan mematuhi undang-undang perlindungan data yang berlaku. Pemberitahuan Privasi ini ditujukan kepada: • Individu yang melaporkan kejadian merugikan, memberikan informasi keselamatan mengenai produk kami, meminta informasi medis, dan mengajukan keluhan kualitas produk;

 

2.            Individu yang menjadi subjek dari kejadian merugikan, permintaan informasi medis, dan keluhan kualitas produk. Referensi dalam pemberitahuan ini kepada Anda dan milik Anda berarti pengguna produk Oriflame ketika klaim reaksi merugikan terkait dengan reaksi merugikan yang dialami oleh pengguna tersebut (Klaim Reaksi Merugikan) diajukan. Informasi Pribadi atau Data Pribadi: berarti informasi apapun yang terkait dengan individu yang dapat diidentifikasi secara langsung atau tidak langsung dari informasi tersebut.

 

3.            Siapa Kami? Kami adalah Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, kami, kita, kami) dan kami adalah "pengendali data" yang berarti bahwa kami bertanggung jawab untuk memutuskan bagaimana dan mengapa informasi pribadi Anda diproses untuk tujuan yang dijelaskan dalam Pemberitahuan Privasi ini. Alamat kantor terdaftar kami adalah 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03.

 

4.            Pengumpulan Data Kami mengumpulkan informasi pribadi langsung dari Anda ketika Anda mengajukan Klaim Reaksi Merugikan atau dari orang lain (misalnya, Mitra Merek yang menjual produk Oriflame kepada Anda) jika mereka mengajukan klaim atas nama Anda. Jenis informasi yang kami kumpulkan meliputi: • Informasi Kontak: Alamat, alamat email, nomor telepon • Informasi Identifikasi: Nama, tahun kelahiran, jenis kelamin, jenis kulit • Informasi Sensitif: Data kesehatan, termasuk rincian reaksi merugikan, pengobatan, kunjungan rumah sakit/dokter, diagnosis medis, dan informasi kontak penyedia layanan kesehatan.

 

5.            Tujuan Pengolahan Informasi Pribadi Anda, Kami mengolah data pribadi untuk tujuan berikut:

•              Memantau keselamatan produk kami, yang mencakup mendeteksi, menilai, menindaklanjuti, dan mencegah kejadian merugikan, serta melaporkan kejadian merugikan kepada otoritas yang relevan.

•              Menanggapi keluhan kualitas mengenai produk kami, seperti kesalahan kualitas dan/atau efektivitas, stabilitas, keandalan, keamanan, kinerja, atau penggunaan; menjawab pertanyaan atau permintaan lain dan meningkatkan produk dan layanan kami; mematuhi kebijakan kami dan persyaratan hukum setempat, peraturan nasional/internasional, dan kepatuhan;

•              Untuk berkomunikasi dengan Anda tentang Klaim Reaksi Merugikan Anda;

•              Melakukan audit dan membela litigasi.

Kami hanya akan menggunakan informasi pribadi Anda untuk tujuan pengumpulan awalnya, kecuali jika kami secara wajar menganggap perlu menggunakannya untuk alasan lain dan alasan tersebut sesuai dengan tujuan awal. Jika kami perlu menggunakan informasi pribadi Anda untuk tujuan yang tidak sesuai, kami akan memberi tahu Anda dan menjelaskan dasar hukum yang memungkinkan kami melakukannya.

 

6.            Dasar hukum untuk memproses informasi pribadi Anda

Kami memproses informasi pribadi Anda berdasarkan dasar hukum berikut:

•              Kepatuhan terhadap kewajiban hukum: Untuk memenuhi kewajiban pelaporan kami berdasarkan Peraturan Kosmetik Eropa No. 1223/2009 atau peraturan hukum lainnya.

•              Kepentingan umum: Untuk melindungi kesehatan masyarakat dengan menyelidiki dan melaporkan reaksi yang merugikan.

•              Persetujuan Anda: Jika Anda telah memberi kami izin untuk menggunakan informasi pribadi Anda.

•              Kami perlu melindungi kepentingan vital (milik Anda atau orang lain).

 

7.            Apa tanggung jawab Anda?

Penting bagi kami untuk menyimpan informasi pribadi Anda secara akurat dan terkini. Mohon terus beri tahu kami jika informasi pribadi Anda berubah. Harap perhatikan bahwa jika Anda gagal memberikan informasi tertentu saat diminta, kami tidak akan dapat memproses Klaim Reaksi Merugikan Anda.

 

8.            Dengan siapa kami membagikan informasi pribadi Anda?

Sebagai bagian dari pemenuhan kewajiban hukum kami, kami harus membagikan informasi tentang Klaim Reaksi Merugikan Anda (termasuk tahun lahir, jenis kelamin, negara tempat tinggal, dan rincian medis) dengan otoritas kompeten terkait untuk memenuhi kewajiban pelaporan kami berdasarkan Pasal 23 Peraturan (EC) No 1223/2009 tentang produk kosmetik.

Kami akan membagikan informasi pribadi Anda dengan setiap anggota grup Oriflame Cosmetics dan perusahaan lain yang mungkin ditambahkan ke grup kami dari waktu ke waktu sejauh pembagian tersebut diperlukan untuk administrasi internal kami atas Klaim Reaksi Merugikan dan tujuan pelaporan.

Kami dapat membagikan informasi pribadi Anda dengan perusahaan Oriflame yang menjual produk yang (berpotensi) menyebabkan reaksi merugikan kepada Anda jika diperlukan untuk menangani klaim hukum apa pun yang terkait dengan penjualan tersebut.

Kami mungkin harus membagikan informasi pribadi Anda dengan pihak ketiga, termasuk penyedia layanan pihak ketiga (dan agen yang ditunjuk):

(a) yang perlu mengetahui informasi tentang Klaim Reaksi Merugikan Anda;

(b) jika diwajibkan oleh hukum;

(c) jika diperlukan untuk mengelola hubungan kami dengan Anda; atau

(d) jika kami memiliki kepentingan sah lainnya dalam melakukannya.

Kami mengharuskan pihak ketiga untuk menghormati keamanan informasi pribadi Anda dan memperlakukannya sesuai dengan hukum.

Kami juga dapat membagikan informasi pribadi Anda dengan pihak ketiga untuk alasan peraturan dan hukum (termasuk pelaporan reaksi yang merugikan seperti yang disebutkan di atas). Contohnya adalah saat kami perlu membagikan informasi Anda dengan ahli medis untuk mengevaluasi temuan kami. Kami juga dapat membagikan informasi pribadi Anda dengan pihak ketiga jika bisnis kami atau sebagian besar asetnya diakuisisi oleh pihak ketiga.

9.            Apakah kami akan mentransfer informasi pribadi Anda ke luar Uni Eropa?

Kami mungkin perlu mentransfer informasi pribadi Anda ke negara-negara yang mungkin tidak memiliki undang-undang perlindungan data yang memberikan tingkat perlindungan yang sama seperti di Area Ekonomi Eropa. Misalnya, kami mungkin perlu mentransfer informasi pribadi Anda ke India tempat layanan dukungan TI kami berada dan kami perlu mentransfer informasi pribadi Anda ke tim layanan pelanggan kami di negara tempat tinggal Anda yang akan menghubungi Anda terkait Klaim Reaksi Merugikan Anda.

Kami akan memastikan bahwa setiap transfer tersebut sah dan didukung oleh perjanjian kontraktual yang kuat yang disetujui oleh regulator terkait dan bahwa informasi pribadi Anda selalu dijaga keamanannya. Jika Anda menginginkan informasi lebih lanjut tentang langkah-langkah perlindungan yang berlaku, silakan hubungi Petugas Perlindungan Data kami di privacy@oriflame.com

10.         Berapa lama kami akan menyimpan informasi pribadi Anda?

Kami hanya akan menyimpan informasi pribadi Anda selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya, termasuk untuk tujuan memenuhi persyaratan hukum, akuntansi, atau pelaporan. Biasanya, kami akan menyimpan informasi yang terkait dengan reaksi merugikan selama jangka waktu 10 tahun setelah tanggal produk kosmetik terakhir yang terkait dengan Klaim Reaksi Merugikan dipasarkan, tetapi kami mungkin perlu menyimpannya lebih lama jika tunduk pada klaim hukum dan jika demikian, kami akan menyimpan informasi tersebut hingga klaim dan klaim terkait lainnya diselesaikan. Semaksimal mungkin, informasi yang disimpan tersebut disamarkan atau dianonimkan.

Untuk menentukan periode penyimpanan yang tepat untuk informasi pribadi, kami mempertimbangkan jumlah, sifat, dan sensitivitas informasi pribadi, potensi risiko bahaya dari penggunaan atau pengungkapan informasi pribadi Anda yang tidak sah, tujuan kami memproses informasi pribadi Anda dan apakah kami dapat mencapai tujuan tersebut melalui cara lain, dan persyaratan hukum yang berlaku.

11.         Apa saja hak privasi Anda?

Secara hukum, Anda berhak untuk:

•              Mengakses informasi pribadi Anda. Mohon kirimkan semua permintaan akses subjek data secara tertulis. Anda tidak perlu membayar biaya untuk mengakses informasi pribadi Anda, namun, kami dapat mengenakan biaya yang wajar jika permintaan akses subjek data Anda jelas tidak berdasar atau berlebihan. Kami mungkin perlu meminta informasi tertentu dari Anda untuk membantu kami mengonfirmasi identitas Anda.

•              Perbaikan informasi pribadi yang kami proses tentang Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk memperbaiki informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat yang kami proses tentang Anda.

•              Penghapusan informasi pribadi Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk meminta kami menghapus atau menghilangkan informasi pribadi.

•              Menolak pemrosesan informasi pribadi Anda sesuai dengan pemberitahuan ini.

•              Pembatasan pemrosesan informasi pribadi Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk meminta kami menangguhkan pemrosesan informasi pribadi tentang Anda, misalnya, jika Anda ingin kami memastikan keakuratannya.

•              Portabilitas informasi pribadi Anda. Anda dapat meminta kami untuk memberikan informasi pribadi yang kami miliki tentang Anda dalam format yang terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca mesin kepada pihak lain.

•              Menarik persetujuan jika Anda telah memberi kami izin untuk menggunakan informasi pribadi Anda, Anda dapat menarik persetujuan Anda kapan saja.

•              Membuat keluhan tentang aktivitas pemrosesan data kami dengan menghubungi kami di privacy@oriflame.com. Atau, Anda dapat mengajukan keluhan kepada Komisioner Perlindungan Data Irlandia secara daring di https://forms.dataprotection.ie/contact, dengan menulis ke Office of the Data Protection Commissioner, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Irlandia atau dengan menghubungi +353 (01) 765 01 00 atau +353 1800 437 737

Jika Anda ingin menggunakan hak apa pun sehubungan dengan informasi pribadi Anda, silakan hubungi kami menggunakan detail yang terdapat di bagian 17 pemberitahuan ini.

 

12.         Keamanan

Kami menjaga kerahasiaan semua informasi pribadi Anda dan akan mengambil semua langkah yang wajar untuk menjaga keamanan informasi pribadi Anda setelah ditransfer ke sistem kami. Kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat untuk melindungi informasi pribadi Anda dari akses, perubahan, pengungkapan, atau penghancuran yang tidak sah.

 

13.         Perubahan pada pemberitahuan privasi ini

Kami dapat memperbarui Pemberitahuan Privasi ini. Kami akan memberi tahu Anda tentang perubahan materi apa pun.

 

14.         Hubungi kami

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang pernyataan privasi ini atau bagaimana kami menangani informasi pribadi Anda, silakan kirimkan email ke Petugas Perlindungan Data kami di privacy@oriflame.com.